Sistema di segnalazione di illeciti

Sailpost ha adottato un sistema per permettere di effettuare segnalazioni di condotte illecite e comportamenti sospetti, di atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme (interne ed esterne) secondo quanto previsto dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (recepimento della Direttiva europea 2019/1937 in materia di Whistleblowing).

Le procedure definite da Sailpost per adempiere agli obblighi garantiscono l’assoluta riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto della segnalazione.

La segnalazione può essere inviata da parte del personale Sailpost e da chiunque abbia rapporti con la società (es. consulenti, collaboratori, volontari, tirocinanti, azionisti).

Per la segnalazione di condotte illecite di cui è venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, il segnalante non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro.

L’identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, ad eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente; le tutele del segnalante non sono garantite nei casi in cui sia accertata la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione.

Cosa segnalare

Può essere segnalato qualsiasi comportamento, atto od omissione commesso o che, sulla base di elementi concreti, potrebbe essere commesso nonché condotte, anche omissive, volte ad occultare tali violazioni.

La nuova disciplina si applica alle violazioni delle disposizioni normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Azienda, di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Le Segnalazioni, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, possono riguardare conflitti di interesse, violazioni relative alla tutela dei lavoratori, atti di corruzione (tentati, presunti ed effettivi), utilizzo improprio di beni aziendali, attività illecite e/o fraudolente in danno di clientela o del patrimonio aziendale in generale, reati ambientali (es. scarico, emissione o altro tipo di rilascio di materiali pericolosi nell’aria, nel terreno o nell’acqua; raccolta, trasporto, recupero o smaltimento illecito di rifiuti pericolosi), reati relativi alla sicurezza degli alimenti e dei mangimi e violazioni dei principi di imparzialità, trasparenza, correttezza e professionalità.

Come inviare una segnalazione

Il Segnalante, qualora abbia il ragionevole sospetto che si sia verificato o che possa verificarsi una delle violazioni sopra indicate, ha la possibilità di effettuare una Segnalazione utilizzando i canali di seguito riportati:

• tramite posta tradizionale (lettera raccomandata), all’indirizzo: Sailpost – Comitato Whistleblowing , Via del Fischione n. 19 – 56019 Vecchiano (PI);
• linea telefonica dedicata 050 7850553

In riferimento all’invio tramite lettera raccomandata si specifica che la segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse:

• una busta contenente i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità;
• una seconda busta contenente l’oggetto della segnalazione.

Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “Segnalazione Whistleblowing” senza indicare i propri dati identificativi sulla busta stessa.

Il Segnalante può chiedere di fissare un incontro diretto con il personale addetto alla gestione delle segnalazioni.

La segnalazione deve presentare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività, indicando riferimenti sullo svolgimento dei fatti (es. data, luogo), ogni informazione e/o prova che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato, generalità o altri elementi, ove possibile, che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato, generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione, eventuali interessi privati collegati alla Segnalazione.

È necessario allegare ove disponibile opportuna documentazione a sostegno della Segnalazione, compresa l’indicazione di testimoni o persone che potranno riferire sui fatti oggetto della Segnalazione.

Questi canali non sono disponibili per contestazioni legate a interessi di carattere personale del Segnalante.

Esame e valutazione delle Segnalazioni

Le segnalazioni sono ricevute dal Comitato Whistleblowing che le analizza al fine di valutarne la sussistenza dei presupposti, necessaria per avviare gli ulteriori approfondimenti.

In particolare, il Comitato Whistleblowing verifica che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione e che l’oggetto della segnalazione rientri tra gli ambiti di applicazione della disciplina; durante la verifica potranno essere richiesti al segnalante ulteriori elementi necessari per effettuare approfondimenti relativi alla segnalazione.

Nel caso in cui la segnalazione risulti improcedibile o inammissibile, il Comitato Whistleblowing procederà all’archiviazione, garantendo comunque la tracciabilità delle motivazioni a supporto.

Entro 7 giorni dalla ricezione, sarà inviato al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione .

Entro 3 mesi da tale avviso verrà fornito al Segnalante un riscontro sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione.

Qualora nel corso delle verifiche la Segnalazione ricevuta si riveli intenzionalmente diffamatoria o infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, Sailpost potrà applicare opportuni provvedimenti disciplinari.

 Segnalazioni all’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) tramite canale esterno

Il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 attribuisce all’ANAC il compito di istituire un canale di segnalazione, accessibile non solo ai soggetti appartenenti al settore pubblico ma anche al settore privato, che sia idoneo ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e di coloro che sono coinvolti nella segnalazione.

Il segnalante può ricorrere alla segnalazione tramite il canale istituito dall’ANAC esclusivamente nei seguenti casi:

• la segnalazione interna non ha avuto seguito entro i termini previsti dal Decreto;
• sussistano fondati motivi per ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito, ad esempio, per il rischio che le prove di condotte illecite possano essere occultate o distrutte;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Trattazione delle segnalazioni anonime

Si specifica che il Comitato Whistleblowing considera le segnalazioni anonime alla stregua di segnalazioni ordinarie.
Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nei propri procedimenti di vigilanza “ordinari”.

 Garanzia di riservatezza e tutele

Per ogni tutela della privacy, si precisa che alla procedura si applicano le disposizioni di cui al Regolamento UE 2016/679; a tal fine si rende disponibile l’Informativa Privacy in materia di trattamento dei dati personali (Informativa Privacy)

La Società non tollera alcuna forma di ritorsione personale o professionale nei confronti del segnalante in ragione della segnalazione effettuata.

Se si ritiene di aver subito una ritorsione a causa della segnalazione, è possibile comunicarlo all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) tramite i canali dalla stessa attivati (per maggiori informazioni consultare il sito web ANAC).